バラバラの購買グループをまとめられるか?!
挑戦ストーリー1:
バラバラの購買グループをまとめられるか?!

Chapter 1. 入社と再入社

経理担当として入社して1年が経過した頃、医療関係で働いてみたいという思いがあり、社長に相談してみた。
社長は、「挑戦してみなさい。NIIKURAを辞めてもまた戻って来てもいいし、街で会ったら声をかけてくれよ。」と背中を押してくれた。
心機一転、歯科助手として働き始めた。が、自分が良かれと思ってする行動がそこでは受け入れてもらえず
人間関係に悩んでしまい、辛くて、以前お世話になり尊敬しているNIIKURAの女性先輩に相談してみた。
その先輩が社長に伝えてくれたのか、社長から「そんな辛い思いをしているならNIIKURAに戻ってきて活躍しないか」と連絡をくださった。

Chapter 2. どこの部署がいい?

米山さん

「どこの部署がいい?」と社長に聞かれ、私は「購買グループ」と答えた。
経理部にいたころ、購買グループとのやりとりが多かったこと、そして
製造業で「ものづくり」の最初の工程が購買グループということで興味を持ったから。
購買グループの仕事と言えば、部品や材料を仕入先業者に発注する仕事。
実際に入ってみると、自分の知っている商品名はごくごく一部で、分からないことだらけ。
ボルトやナットだけでも何種類もあり、また専門的な部品も多く、自分にとって新しいこの世界に驚いた。
「JIS規格」の本を調べたり、先輩社員から教えてもらって知識をつけた。

米山さん

Chapter 3. 惨状を目の当たりにして

「購買グループは無駄なものばかり買って!」
「部品が来なきゃ製造が進められないじゃないか!」


私が入った頃の購買グループは、ひどい状況だった。
何か問題があれば購買グループが原因というほど、社内一の問題部署だったと言ってもいいかもしれない。
発注ミス、仕入れ品の納品遅れ、社内への対応遅れ・・・、毎週のようにミスが発生し、まったく改善されない。
私はその根本的な要因は、コミュニケーションの不足だと思った。
部内のメンバーにしっかり伝えていれば発注ミスも起こらなかっただろうし、
急な対応依頼があっても、メンバーに伝えていれば協力し合えたはずだ・・・。
購買グループは個性的な人が多く、自分の意見もしっかり持っているようなのに
それを言い出せる体制ができていないから、誰も意見を言わない。そんな状況だった。

Chapter 4. 購買グループでの本当の挑戦

「購買グループのまとめ役をやってみないか?」
購買グループに入って2年目、社長からこんな言葉が。「まとめられるのは君しかいないよ」と。

思えば、毎日の日報の中で、グループ内のコミュニケーション不足のことや、
疑問点や改善点・強化したいポイントなど、自分の思いを逐一書きつづっていた。
私の意見について社長がコメントを入れてくださるときもあり、日報での「交換日記」を通して
社長は私にまとめ役を任せてみようと思われたのだろう。

そこからが、私の本当の挑戦の始まりだった。

米山さん

Chapter 5. メンバーの優しさ

知識もないまま、部をまとめる立場になり、はじめの頃は焦りでいっぱいだった。
「教える事なんてまだ私にはできない。どうすればいいの・・・」、と一人で抱え込んで悩んでいた。
自分の「知識のなさ」がそのまま「自信のなさ」になってしまっていた。
「何かあったらいつでも相談に来なさい」、社長はそう言ってくださっていたので相談に行くと
思わず泣いてしまう事もよくあった。そんな私にメンバーたちは、
「知識がないのも、いきなり一人でまとめ役なんて出来ないのも分かってるから、自分を責める必要はないよ。
お前についていくし、しっかりフォローするから、一人で抱え込まないで。」
と言ってくれた。
この言葉が、私の中の不安と焦りを吹っ飛ばしてくれた。
それからは「お互いに高め合っていけば良いんだ」、と思えるようになった。

Chapter 6. 小さなことでも話してね

メンバー同士の「報告」がビジネスで重要なことは知っている。
でも「報告」というと、トラブルを報告するとか、何か「言わなければならない様な大きなこと」という感じがする。
これでは、何か問題が起こった「事後」にしか報告がされず、根本の解決にはならない気がした。
「報告」はされていない事でも、メンバー1人ひとり、自分なりの「思い」や「考え」があって行動しているはずだ。
それを無視して私が一方的に指示を出したところで、やる気にならないだろう。
みんながやっていきたい、やっていこうという気持ちを大切にしたい。そこで私は
「小さな疑問や悩み、“どうすれば良いか”、とか“こうしてほしい”とか、とりあえず何でも私に言って」とメンバーに話した。
それから、本当は話好きだったメンバーたちは、堰を切ったように何でも話をしてくれるようになった。
時には、どう改善していこうかと2時間も話し合いをしたこともあった。

Chapter 7. 想像してた「購買グループ」像とのギャップ

私がもう一点改善したいと思っていたポイント、それは仕入先業者さんとの情報交換。
私が想像していた「購買グループ」とは、毎日業者さんと打合せしているイメージだったのだが
当時は打合せなどほとんどなく、電話かメールで自分たちからのお願いだけを一方的にしていたと思う。
業者さんたちそれぞれのビジネス上のルールや事情も知らず、また知ろうともしていなかった。

そこで私は、まずお互いを知ることから始めようと思った。
そうすれば、一方的ではない良好な関係が築けるだろうと。
以前転職した際に人間関係で痛い目にあったから、人間関係の大切さは人一倍身にしみている。

打合せの頻度を増やし、話を聞くようにしてみると、色々なことが見えてきた。
例えば業界の流れ。製品にするための鋳物は金属の塊なので、価格は必然的に相場の影響を受ける。
いつが買い時なのか、といった情報を教えてもらえるようになった。
業者さんの社内体制も重要な情報。人数が減ってしまうという情報を事前に聞き
早めに注文してあげれば納期を長くしてあげられるな、などと、相手の状況に合わせて発注することで
こちらが緊急で部品が必要になった時にも、何かと融通してもらえるようになった。
「良好な関係を続けていくには“お互いに利益になる(Win-Win)”ことが大切」って、社長もいつも口にしている。

Chapter 8. 成果とこれから

まとめ役になって半年が経過した。
メンバーたちの会話も「なんでこうなの?」とか、「こうしてほしい」から「こうして行けばいいんじゃない?」へと、大きく進化。
雰囲気もよくなり、少しずつ責任感も出てきているみたい。
何より、協力体制が出来てきたことが強み!
週1回、社長も参加しての部署会議では、購買グループが一番建設的な意見が出ると社長に言ってもらえた。
これからもコミュニケーションを大切にして、社内の人たちがスムーズに動けるようなパイプ役を果たしていきたい。
お客様にも、仕入先業者さんにも、NIIKURAにも利益をもたらせる、「三方よし」を目指して。

米山さん
米山

プロフィール:
普通科卒
静岡県出身
趣味:絵を描く事。休日の過ごし方:ショッピング
座右の銘:鏡が自分の姿を映す様に、人もまた自分の心(すがた)を映す